ESTRATEGIAS

1. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

1.1. Crecimiento conjunto: un enfoque integrado de los sistemas de gestión

PAS 99 es la primera especificación de requisitos del mundo para sistemas de gestión integrada que se basa en los seis requisitos comunes de la guía ISO 72 (una norma para redactar normas para sistemas de gestión).

La desarrollamos como respuesta a la demanda del mercado de alinear los procesos y procedimientos en una estructura holística que permitiera operar con mayor eficacia.

La gestión integrada es adecuada para cualquier organización, independientemente del tamaño o sector, que quiera integrar dos o más sistemas de gestión en un solo sistema cohesionado con un conjunto holístico de documentación, políticas, procedimientos y procesos.

La certificación de la gestión integrada para PAS 99 demuestra que se cumple con todas las responsabilidades y otorga confianza a los clientes potenciales, proveedores, inversores y partes interesadas.

No se trata de tan sólo buenas relaciones públicas: la implantación y certificación permiten ahorrar dinero y suponen una diferencia real para los resultados de la empresa.

1.2. Las ventajas incluyen:

• Costos reducidos: al evitar duplicaciones de las auditorías internas, control de documentos, formación y administración; la adopción de futuros sistemas de gestión será mucho más efectiva.
• Ahorro de tiempo: al tener una sola revisión de gestión.
• Enfoque holístico de la gestión de los riesgos empresariales: al garantizar que se tienen en cuenta todas las consecuencias de cualquier medida tomada, incluidas las repercusiones mutuas y los riesgos relacionados.
• Reducción de duplicaciones y burocracia: el hecho de tener un solo conjunto de procesos garantiza que los requisitos de las normas en cuestión se coordinan, las cargas de trabajo se optimizan y se evitan los sistemas dispares.
• Menos conflictos entre sistemas: al evitar los ‘imperios’ separados en áreas de la calidad y el medio ambiente, las responsabilidades quedan claras desde el principio.
• Mejora de la comunicación interna y externa: al tener un único conjunto de objetivos, puede prosperar una cultura de enfoque en equipo y mejorar la comunicación.
• Enfoque mejorado del negocio: el hecho de tener un sistema enlazado con los objetivos estratégicos del negocio contribuye a la mejora continua de la organización en su conjunto.
• Moral y motivación mejoradas del equipo: al enlazar las funciones y responsabilidades con los objetivos, resulta más fácil implantar los cambios y las iniciativas nuevas, lo que contribuye al dinamismo y éxito de la compañía.
• Auditorías internas y externas optimizadas: al minimizar el número de auditorías necesarias y maximizar el número de personas involucradas.

2. ASISTENCIA TÉCNICA

Implica el acompañamiento, asesoría y apoyo logístico a una organización dependiendo de sus necesidades locales.

3. APROPIACIÓN ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN

Después de una empresa iniciar un proceso de normalización, y recibir la asistencia técnica correspondiente, una de las estrategias principales, es la apropiación de su departamento de gestión ambiental implementado, con la capacitación, el entrenamiento y la formación adecuada de los colaboradores de la empresa, pues son ellos (con la constante compañía de la alta dirección), quienes garantizan que dicho departamento tenga éxito y se mantenga en el tiempo.

4. RESPONSABILIDAD SOCIAL Y AMBIENTAL EMPRESARIAL (RSE Y RAE)

Compromiso y capacidad de respuesta que tiene la organización para incorporar en su gestión productiva la dimensión social y ambiental, bajo el entendido que toda actividad productiva se desarrolla en un entorno y demanda del uso de recursos.

En este sentido, el empresario que aplica estos principios, a la vez que mejora la productividad y competitividad de su negocio, contribuye como valor agregado de su gestión, en la atención de necesidades sociales, generando bienestar social y protegiendo el medio ambiente.

Investigaciones demuestran la correlación positiva entre la aplicación de RSE y la rentabilidad, generando beneficios de tipo comercial, legal, laboral y financiero, lo cual permite considerar a la RSE más como una inversión que como un gasto.

Una economía cada vez más globalizada exige igualmente que las empresas mejoren continuamente y puedan ser más competitivas de cara a los mercados internacionales.

4.1. Beneficios

• Aumento de la productividad y la rentabilidad.
• Fidelidad y aprecio de sus clientes.
• Confianza y transparencia con los proveedores.
• Compromiso y adhesión de sus empleados.
• Imagen corporativa positiva y estima de la sociedad.
• Oportunidades para nuevos negocios.
• Incremento en la participación del mercado.
• Mejoramiento de la cultura organizacional.
• Mejoramiento de la comunicación interna y externa.
• Confiabilidad y respaldo de los mercados financieros e inversionistas.

4.2. El pacto mundial

Es una iniciativa internacional propuesta por las Naciones Unidas con el objetivo de fomentar la ciudadanía corporativa. Naciones Unidas tiene como objetivo involucrar a las empresas privadas en la gestión de algunos de los principales retos sociales y medio ambientales que se plantean con la creciente globalización.

4.3. ¿Cómo ser competitivos en el marco de RSE Y LA RAE?

• Promover la producción más limpia como medio para lograr rentabilidad y productividad con responsabilidad y calidad ambiental.
• Fortalecer el aprovechamiento y valorización de residuos.
• Incentivar la aplicación del Plan Estratégico Nacional de Mercados Verdes.
• Impulsar esquemas de autorregulación.
• Apoyar los procesos voluntarios de responsabilidad social (Pacto Mundial, ISO 14000, entre otros).

5. RECONOCIMIENTO DE LOS IMPACTOS AMBIENTALES

El hecho que una empresa reconozca los aspectos y los impactos ambientales negativos que está generando, permite el inicio de acciones correctivas, seguido de acciones preventivas que garanticen una mejora en los procesos productivos y minimizar y/o eliminar dichos impactos ambientales.

El reconocimiento de los impactos ambientales, propugna un enfoque a largo plazo y supone y garantiza una visión más completa e integrada del significado de las acciones humanas sobre el medio ambiente. También implica una mayor creatividad e ingenio y una fuerte responsabilidad social en el diseño y la ejecución de las acciones y proyectos. La motivación para investigar las nuevas soluciones tecnológicas y en definitiva, para una mayor reflexión en los procesos de planificación y de toma de decisiones, es otro elemento importante en la evaluación de impacto ambiental.

5.1. Reconocer los impactos permite:

Enmarcar las actividades humanas en la política ambiental que apoya un desarrollo sostenible, sobre la base de que:

• Las acciones sean ambientalmente satisfactorias
• Las consecuencias ambientales positivas y negativas se detecten en la etapa inicial de las acciones y procesos productivos.
• La prevención/mitigación/compensación de las consecuencias negativas de las acciones, sea un elemento central en el manejo ambiental.
• Calificar si las acciones humanas son compatibles con los mandatos establecidos en las políticas y en la legislación ambiental.
• Disponer de un procedimiento único, informado, ordenado y transparente, especialmente diseñado para revisar y calificar impactos ambientales.
• Realizar estudios preventivos para identificar, predecir y evaluar impactos negativos y positivos.

6. FLEXIBILIZACIÓN DEL ESQUEMA ORGANIZACIONAL

Para que un sistema de gestión ambiental empresarial tenga éxito, es necesario que la responsabilidad de las acciones y medidas que se vayan a implementar, sean distribuidas a todos los colaboradores de la organización y que además el esquema organizacional sea flexible y se tenga una corresponsabilidad en la que empleados y la gerencia trabajen de manera conjunta en el diseño de los programas para el manejo ambiental de la organización.

7. COMUNICACIÓN ACTIVA Y PERMANENTE DE TODOS LOS ACTORES DE LA GESTIÓN

Cuando una organización decide implementar un sistema de gestión ambiental, debe mantener una comunicación activa y permanente con todos los actores involucrados, teniendo en cuenta que el éxito del sistema radica en su prolongación en el tiempo, de lo que están encargados los actores, desde sus diversos intereses frente a la organización.

El cliente, desde el cumplimiento de los acuerdos realizados frente al producto y/o servicio; los accionistas, desde el interés del rendimiento de su inversión; los proveedores, desde la oportunidad de mantener una relación continua de negocio y de mutuo beneficio; los empleados o colaboradores, desde la satisfacción de su desarrollo profesional y laboral en condiciones seguras y la sociedad en general (comunidades, autoridades, público en general), para cumplir con una administración responsable.

8. PARTICIPACIÓN ACTIVA DE LOS GREMIOS

Los Gremios juegan un papel de extrema importancia en la Gestión Ambiental Empresarial, pues el hecho que los Gremios se involucren, garantiza el cumplimiento de la Normatividad y también una Gestión Ambiental a escala Regional y Sectorial.

8.1. Estrategias

• Establecimiento de lineamientos y políticas al interior del Gremio que garanticen la Gestión Ambiental.
• Mesas de concertación entre los Gremios, las Autoridades Ambientales, las Administraciones Territoriales y la Sociedad Civil.
• Formulación de Guías Ambientales Sectoriales.
• Evaluaciones Ambientales Estratégicas.

8.2. Potencialidades

• Mayor impacto ambiental positivo, por las decisiones y procesos implementados.
• Mayor eficiencia en los trámites ante autoridades ambientales.
• Facilidad en la definición de responsabilidades.
• Legitimación del proceso de Gestión Ambiental.

INSTRUMENTOS

1. EVALUACIÓN AMBIENTAL INICIAL

En la medida en que crece la preocupación por mantener y mejorar la calidad del medio ambiente y proteger la salud humana, organizaciones de todo tipo están volviendo cada vez más su atención hacia los impactos potenciales de sus actividades, productos y servicios. El desempeño ambiental de una organización es de creciente importancia para las partes interesadas internas y externas. El logro de un desempeño ambiental razonable requiere de un compromiso de la organización, para un enfoque sistemático y un mejoramiento continuo de su Sistema de Gestión Ambiental (SGA).

La posición actual de una organización con respecto al medio ambiente se puede establecer por medio de una Revisión Medio Ambiental inicial.

Esa revisión inicial puede comprender los puntos siguientes:

• La caracterización del medio ambiente
• La identificación de requisitos legales y regulatorios;
• La identificación de aspectos ambientales dé sus actividades, productos o servicios para determinar aquellos que tengan o puedan originar impactos ambientales significativos y responsabilidades;
• La evaluación del desempeño comparado con los criterios internos pertinentes, normas externas, reglamentaciones, códigos de práctica y conjuntos de principios y directrices:
• La consideración de procedimientos y prácticas de gestión ambiental existentes;
• La identificación de políticas y procedimientos existentes referidos a compras y actividades contractuales;
• La retroalimentación a partir de la investigación de incidentes previos de no conformidad;
• Las oportunidades de ventajas competitivas;
• Los puntos de vistas de las partes interesadas;
• Las funciones o actividades de otros sistemas organizativos que puedan facilitar o dificultar el desempeño ambiental.

En todos los casos se debe dar consideración al conjunto total de condiciones operativas, incluyendo posibles incidentes y situaciones de emergencia. Los procesos y resultados de la revisión ambiental inicial serán documentados y se identificarán las oportunidades para desarrollar un SGA.

Permite conocer en forma objetiva la posición actual de una organización con respecto al medio ambiente, lo que la convierte en un elemento primario o punto de partida para el establecimiento de un Sistema de Gestión Medio Ambiental.

1.1. Fases

Fase previa o pre - revisión: en esta fase se realiza un recorrido general por las diferentes áreas de la instalación y se identifican de primera instancia los problemas medio ambientales generados por los procesos productivos o de servicios en los diferentes medios (agua, suelo, aire, sonoro, etc.) que afectan a nivel local, comunitario, territoriales o nacionales según corresponda. El equipo realiza la selección de las personas que participarán en la evaluación, designando el campo de acción de cada una de ellas, al Jefe de equipo, el cual debe ser nombrado y aprobado previamente por el CTA y el Consejo de Administración de la entidad consultora, distribuye las tareas correspondientes según la especialidad y se organiza la programación (cronograma) de visitas.

Fase de gabinete: analiza la situación en términos teóricos, en ella se recopilan, revisan y analizan todos los documentos existentes en la instalación, con el objetivo de conocer los antecedentes de dicha instalación tales como: licencia de apertura y puesta en marcha, inspecciones realizadas por la administración, análisis efectuados por la institución ramal, la Delegación Provincial del Ministerio Ramal, libro de registros de residuos, documentos de control y seguimiento, planos de la instalación, diagramas de flujo, etc.

Fase de Campo: Consiste en visitar la instalación con el fin de localizar los focos de emisión de contaminación, seleccionar las muestras y realizar los análisis si son previstos según corresponda. Determinar cuáles son los problemas técnicos que impactan sobre el medio ambiente, derivados del proceso de producción y/o de servicios y en función de ello, esbozar las líneas de actuación más adecuada para desarrollar las acciones necesarias.

Fase de elaboración de informe: sintetiza y recoge las sugerencias y oportunidades de mejoras para cada una de las revisiones parciales realizadas. Presenta el informe con las conclusiones y recomendaciones.

1.2. Metodología

• Caracterización del Medio Ambiente:
• Revisión de la documentación
• Revisión de las áreas.
• Revisión y Evaluación las principales materias primas y recursos naturales
• Evaluación de los principales focos de contaminación latentes y potenciales en las instalaciones productivas y/o servicios
• Identificación de las acciones impactantes y los factores impactados
• Descripción y evaluación de los impactos ambientales
• Establecer las medidas de mitigación de los impactos ambientales significativos
  elaboración de informe

2. LISTA DE CHEQUEO

La lista de chequeo cubre las áreas de problemas más comunes. Su objetivo es asistirle examinando cuidadosamente todas las áreas importantes y considerando que las mejoras pueden ser planificadas. Usar la lista de chequeo no resolverá los problemas de la organización, pero puede ser un paso hacia la identificación y realización de mejoras. Es importante usar listas de chequeo en las inspecciones regulares que se lleven a cabo. Durante los recorridos, algo muy importante, es escuchar cuidadosamente lo que los trabajadores quieren decir, particularmente cuando ellos tiene sugerencias para realizar mejoras, pues son quienes conocen mejor las áreas de trabajo, que es donde principalmente se llevarán a cabo las mejoras

2.1. Cómo usar las Listas de Chequeo

• Diligenciar la Hoja de Información General entrevistando a las personas apropiadas.
• Definir el área de trabajo a ser chequeada. En el caso de una pequeña empresa puede ser chequeada el área de producción completa. En el caso de una empresa grande, los lugares de trabajo en particular pueden ser definidos por chequeo separado.
• Examinar los ítems y determinar qué medidas deberían ser tomadas de acuerdo al siguiente procedimiento:

a) Si la medida es "no necesaria" (lo que significa que el mejoramiento no necesita ser considerado porque ya está disponible o no es aplicable), ponga una señal bajo el casillero NO NECESARIO.
b) Si la medida es "necesaria" (significa que el mejoramiento es necesario), ponga una señal en el casillero bajo NECESARIO. Si la medida ya ha sido tomada pero necesita mayor mejoramiento, este casillero (NECESARIO) podría también ser señalado.

a) Si la medida es necesaria y es urgente, señale el espacio bajo ALTA PRIORIDAD.
b) Cuando se encuentra un buen ejemplo específico, señale BUEN EJEMPLO.
c) Describa ejemplos buenos y malos brevemente. También anote abajo cualquier información o comentarios relacionados a la medida en cuestión. Deberían hacerse comentarios acerca de la naturaleza de las mejoras necesarias o los sitios de trabajo que requieren tales mejoras.

• Antes de terminar, asegúrese que:

a) Sea señalado, ya sea NO NECESARIO, o NECESARIO para todas las medidas en lista.
b) Para algunos de los ítems valorados como NECESARIOS, sea chequeada ALTA PRIORIDAD.

3. EVALUACIÓN AMBIENTAL ESTRATÉGICA

La Evaluación Ambiental Estratégica (EAE), es un proceso sistemático de evaluación de las consecuencias sobre el medio ambiente originadas por las actividades de una política, plan o programa propuesto.

La EAE permite analizar los impactos ambientales de una manera integral, lo ambiental, económico, social y cultural con una visión de desarrollo sostenible.

La EAE permitirá identificar, evaluar y mitigar o potenciar los impactos acumulativos, que ocurrirán en una escala macroregional y los que podrían surgir de la interacción con otras políticas, planes o programas.

3.1. Razones para implementar una EAE

• Cada vez que se presentan más planes y programas que tienen carácter regional o que involucran a un grupo de proyectos.

Constituye un paso lógico en la evaluación ambiental de este tipo de programas y planes complejos.

4. INDICADORES AMBIENTALES EMPRESARIALES

Un indicador ambiental es un parámetro medible del medio natural que nos informa del estado de dicho medio o de aspectos relacionados con él.

La mayoría de los indicadores ambientales surgen de la necesidad de sintetizar los problemas ambientales, dando la información necesaria para la toma de decisiones tanto de orden público como privado.

En general, los indicadores ambientales son utilizados para los siguientes objetivos fundamentales:

• Proporcionar información sobre la existencia de problemas ambientales.
• Identificar factores claves de presión sobre el medio ambiente y de esta manera definir prioridades de actuación.
• Resumir una gran cantidad de información científica en unos pocos y relevantes índices, y ofrecerla al gestor de forma sencilla y fácilmente interpretable.
• Evaluar tendencias en relación con objetivos establecidos y decisiones políticas, y ayudar a definir otros nuevos.

Desde el punto de vista de la empresa, la herramienta de gestión más importante para el control medioambiental y para asegurar la existencia de una empresa a largo plazo son los indicadores.

En el caso de la gestión empresarial, los indicadores pueden cumplir diversas funciones:

• Cuantificar importantes evoluciones en la protección medioambiental de la empresa y hacerlas comparables año tras año.
• Detectar los puntos débiles y los potenciales de optimización.
• Identificar oportunidades de mercado y potenciales de reducción de costes.
• Proporcionar datos esenciales para informes y declaraciones medioambientales.
• Apoyar la puesta en práctica del reglamento EMAS y de la ISO 14001.
• Obtener y perseguir metas medioambientales.
• Evaluar el comportamiento medioambiental en comparaciones entre empresas.

Los indicadores ambientales deben cumplir una serie de condiciones teóricas que dependen fundamentalmente de los objetivos para los que se defina el indicador en cuestión. En cualquier caso, es posible establecer una serie de criterios generales:

• Validez científica: el indicador debe estar basado en un conocimiento científico consistente.
• Fiabilidad: los datos deben ser lo más fiables posible y de buena calidad
• Relación con los objetivos: el indicador debe ser definido teniendo en cuenta los objetivos para los que se va a aplicar
• Fácil aplicación y fácil comprensión e interpretación de su significado: El indicador debe ser simple y claro, y de fácil comprensión por no especialistas que vayan a hacer uso del mismo.
• Sensibilidad a cambios: el indicador debe ser lo suficientemente sensible como para señalar los cambios de tendencia en el medio o en las actividades humanas relacionadas con éste, preferiblemente en el corto plazo.
• Comparable: el indicador debe ser presentado de tal forma que permita comparaciones interterritoriales
• Eficacia: relación favorable entre el coste de obtención de datos y la información que estos proporcionan
• Cobertura geográfica: el indicador debe ser nacional o basarse en temas de carácter regional extensibles a escala nacional

5. PLANES DE MEJORAMIENTO AMBIENTAL

Un plan de mejoramiento, comprende el conjunto de acciones que ha decidido adelantar una empresa u organización, para subsanar o corregir los impactos ambientales negativos que hayan sido identificados como producto de una Auditoría a dicha organización.

Los planes de mejoramiento, son considerados como la herramienta final de los auditores (ya sean internos o externos), en los cuales se incluyen las actividades mitigadoras, correctivas y/o compensadoras pactadas para minimizar o eliminar impactos ambientales, con los respectivos tiempos y responsables para dichas actividades.

6. DOCUMENTACIÓN

La documentación es una herramienta indispensable en todo sistema de gestión ambiental empresarial, pues especifica la forma como se debe adelantar una tarea específica en un sector, incluidos los requerimientos mínimos a demandar por personas determinadas.

Los Instructivos ponen énfasis en los detalles operativos y en el “know-how” para prevenir errores ó defectos.

Un registro Ambiental provee evidencias objetivas del grado de cumplimiento con los requisitos para el SGAE o de la eficacia del funcionamiento de un elemento del sistema.

Entre los propósitos de los registros Ambientales figuran la demostración, la trazabilidad y las acciones correctivas y preventivas.